Votre conseil d'administration a besoin de vous!

Le conseil d’administration a 6 postes à combler soit :

• Présidence
• 5 postes d’administrateurs

Conseil d’administration 2019-2020

 

Présidente

Téléphone :
Courriel :

Bernard Deslauriers

Vice-président

Téléphone :
613 298-3963
Courriel :
abdeslauriers@sympatico.ca

Réjeanne Desjardins

Trésorière

Téléphone :
450 473-1009
Courriel :
legoff1@videotron.ca

Pierre Legault

Secrétaire

Téléphone :
819 664-4660
Courriel :
secretariat.adnld@videotron.ca

Robert Legault

Administrateur

Téléphone :
450 707-1264
Courriel :
b153b@videotron.ca

 

Sylvie Legault

Administratrice

Téléphone :
514 965-4252
Courriel :
s.legault79@gmail.com

 

Andrée Legault Viau

administratrice

Téléphone :
613 680-2825
Courriel :
andree.viau@gmail.com

Ginette Léveillé-Côté

administratrice du site web

Téléphone :
450 660-6279
Courriel :
ginette-sec246@bell.net

 

José Legault

administratrice du site web

Téléphone :
514 794-5823
Courriel :
jlegault525@gmail.com

André Côté

Téléphone :
450 660-6279
Courriel :
acote246@bell.net

 

Les rôles et responsabilités des membres du Conseil d’administration

Note générale : tous les membres du C.A. devront obligatoirement adhérer au code d’éthique de l’organisme.

Le président préside et dirige les assemblées du Conseil d’administration.  À partir de la confiance qu’il a reçue de la majorité qui l’a choisi, il doit posséder des qualités de chef, d’animateur, de modérateur et de représentant.  Il doit faire preuve d’une grande souplesse et composer avec les diverses tendances des membres du conseil d’administration et des comités.

Le président est investi d’une certaine préséance;  il assume certaines fonctions d’intérêt général et partage avec les autres membres la responsabilité du travail confié aux comités, dont il est membre ex-officio.

Il est le promoteur de l’unité, il favorise et suscite le travail en commun.

Le président est l’autorité qui dirige les délibérations, voit au bon déroulement de l’assemblée et maintient l’ordre et le décorum.

Responsabilités et devoirs du président :

Le président est, avec le secrétaire, le principal responsable de la préparation des réunions.  Il s’assure de la mise en application des décisions prises lors des réunions.

Le président est le représentant, le porte-parole autorisé et officiel de l’Association.  C’est lui qui a autorité pour parler au nom de l’Association dans tous les cas où aucune autorisation explicite n’a été confiée à un membre.

Il voit à ce que chacun s’acquitte de ses responsabilités;  il est, en somme, responsable de voir à ce que le mandat confié à un comité soit parfaitement rempli.  Il partage ses responsabilités avec le vice-président dans un esprit de collaboration.  Cette notion de partage doit permettre au président d’élargir, par son vice-président, la portée et le suivi de ses efforts.  Au service de tous les membres, il évite de se ranger systématiquement avec un groupe particulier ou une idéologie quelconque.  Il suscite la solidarité des membres après une prise de décision.

Les tâches du président, outre l’exercice de son leadership et de son rôle de représentant, comporte les volets suivants :

  • rédiger le Mot du président pour les bulletins;
  • rédiger le Rapport du président pour l’assemblée annuelle;
  • voir à la préparation des assemblées;
  • proposer des sujets de discussion;
  • proposer des sujets de consultation;
  • voir à l’identification des informations nécessaires
    – documents pour le président
    – documents pour tous les membres;
  • choix du lieu de réunion (coordonnées précises).

L’ordre du jour est préparé par le président et le secrétaire.  Il tient compte des attentes des membres, de la direction et des comités.  Il peut servir d’avis de convocation; le rang des sujets doit être inscrit selon leur importance.

La conduite de l’assemblée :

Le président doit :

  • assurer un climat d’ordre et de discipline favorable au travail efficace;
  • promouvoir les valeurs comme le désintéressement, la loyauté, le respect de la vérité, l’esprit de travail, la ponctualité;
  • susciter et inspirer, guider et orienter le travail général du conseil d’administration et des comités;
  • définir le sujet de façon claire afin que les participants connaissent le sujet à discuter – donner l’information nécessaire;
  • définir les objectifs que le groupe doit atteindre;
  • voir à la parfaite intégration de tous au sein du conseil d’administration et des comités, et à ce que chacun apporte sa pleine contribution;
  • maintenir les débats à l’intérieur des limites décrites dans le mandat confié au conseil d’administration et aux comités;
  • concilier les points de vue différents, proposer des compromis acceptables;
  • reformuler les interventions afin qu’elles soient claires;
  • permettre à tous de s’exprimer;
  • faire les liens entre les différentes interventions;
  • résumer ou synthétiser régulièrement;
  • favoriser quelques rencontres sociales favorisant la création de liens entre les membres, et ce, à des coûts accessibles.

Le vice-président est la personne désignée pour prendre la direction des assemblées en l’absence du président.  Il serait souhaitable que le vice-président ne se limite pas à ce rôle de substitut.  L’efficacité du travail exige un meilleur partage des tâches entre ces deux personnes.

 

Le vice-président :

 

  • seconde le président dans toutes ses fonctions;
  • soutient le président dans toutes ses actions;
  • s’efforce de conserver l’unité des membres après la prise de décision;
  •  fait au président toute suggestion de nature à accroître l’efficacité et la bonne marche du conseil d’administration et des comités;
  •  étudie avec le président les mesures à prendre en vue de la bonne marche du conseil d’administration et de l’atteinte des ses objectifs;
  •  en cas de démission du président, il assume les fonctions jusqu’à la nomination d’un nouveau président.

Le trésorier a la charge des fonds, des comptes de banque et de la tenue de livre de l’Association.  Il remet des rapports financiers périodiques au conseil d’administration et un rapport annuel à l’assemblée des membres.

 

Il tient à jour la liste de tous les membres de l’Association avec adresses, courriels (s’il y a lieu) et numéros de téléphones.

Il prépare et remet les cartes de membres dûment signées aux membres en règle et, aux nouveaux membres, et leur envoie le(s) bulletin(s) approprié(s) correspondant à l’année concernée.

Il adhère aux règlements du conseil d’administration à l’égard des effets bancaires et contrats.

Il produit obligatoirement la « Déclaration annuelle pour une personne morale» auprès du Ministère du Revenu du Québec.

 

Il fait le suivi du renouvellement des polices d’assurance auprès des organismes responsables.

 

Il voit à faire parvenir la cotisation à la Fédération des familles-souches du Québec, selon la répartition de nos membres.

 

Il remplit toute autre tâche inhérente à sa fonction ou qui lui est confiée par le conseil d’administration.

Le secrétaire s’assure de l’administration de l’Association en coopération avec le président.  Une répartition claire des attributions entre ces deux personnes est nécessaire pour éviter les conflits et assurer l’unité de direction.

 

 

Attributions du secrétaire :

  • rédige et adresse aux membres les convocations et l’ordre du jour;
  • rédige les procès-verbaux des réunions;
  • signe les procès-verbaux avec le président;
  • conserve et classifie en archive les documents officiels de l’Association (charte et règlements, procès-verbaux, etc.);
  • apporte aux réunions la documentation nécessaire à l’étude des points à l’ordre du jour;
  • rédige la correspondance et les documents officiels;
  • signe les documents qui engagent la responsabilité de l’Association et des comités, au besoin;
  • assume toute autre responsabilité relative à sa fonction et définie par le conseil d’administration;
  • prépare la pochette  contenant les rapports de l’Association pour les assemblées annuelles;
  • révise tous textes écrits émanant de l’Association, au besoin;
  • fait le lien avec les organismes suivants : FFSQ, RLQ (Regroupement Loisir Québec);
  • assume la responsabilité du courriel : adnld-secretariat@videotron.ca;

Tout administrateur a le devoir d’assister aux réunions du conseil d’administration et à l’assemblée annuelle.

 

Il participe aux divers comités, tels qu’établis annuellement par le conseil d’administration.

 

Il agit à titre de bénévole.

Il doit soutenir  les membres du comité de direction et participer aux décisions du conseil d’administration.

Il apporte des idées nouvelles.

 

Il aide lors de la tenue d’évènements.

Chacun, selon ses connaissances et aptitudes, apporte aide et conseils au sein de l’Association.

Chacun doit promouvoir l’Association et voir au recrutement de nouveaux membres et solliciter des commanditaires.

Chacun doit voir à trouver des points d’intérêts pour les gens de tous âges.

Il doit aider à trouver des personnes ressources.

Il détermine les comités en fonction des nécessités établies par le conseil d’administration.

Le conseil d’administration nomme les membres de chaque comité, ainsi que son chef.

 

Les comités sont formés selon les besoins établis par le conseil d’administration.

Ces comités doivent établir un calendrier de leurs réunions.

 

Un  rapport écrit doit être préparé à la suite de chacune de leurs réunions et soumis au conseil d’administration.

 

Les comités peuvent, au besoin, et en tous temps, demander de l’aide au conseil d’administration.

Les éléments de chaque comité passent aux comités successifs, afin de progresser dans le temps.

N. B. – Dans le présent document, afin d’en alléger le texte, toute référence au genre masculin s’applique également au genre féminin.

 

Document révisé le 27 mars 2010 et approuvé par les membres du conseil d’administration le 5 juin 2010.
Révision :  10 février 2020, adopté par le CA du 9 février 2020.

Préparé par Ginette Léveillé-Côté, administratrice m. 434