24 octobre 2009 (suite)

Douzième rencontre et assemblée annuelle de l’Association des descendants de Noël Legault dit Deslauriers inc.

Au Centre Communautaire Sarto-Desnoyers, Dorval (Québec) Samedi, le 24 octobre 2009

APPORT DE LA PRÉSIDENTE
ANNÉE FISCALE 2008-2009

Exposé devant les gens présents :

C’est une tâche agréable, mais délicate, de devoir énumérer ce qui s’est passé au cours de l’année écoulée. Je termine un premier mandat à titre de présidente de l’ADNLD. Le début de mon mandat s’est avéré être un peu difficile étant donné que je n’ai pu prendre contact avec la situation alors existante seulement quelques semaines plus tard, dû aux circonstances exceptionnelles qui ont fait en sorte de retarder le transfert des pouvoir.

La première assemblée du nouveau conseil d’administration a donc eu lieu le 22 novembre. Après étude de différents dossiers, des décisions importantes ont dû être prises. Je vais tenter d’énumérer ici ce qui a surgi de nos premières rencontres.

Les membres du conseil d’administration, à l’unanimité, ont réalisé que nous ne pouvions continuer â opérer sans faire de changements majeurs, nos finances ne nous le permettant pas.

Le premier point important fut donc d’étudier la situation financière de l’ADNLD. Deux solutions s’offraient à nous, soit d’augmenter la cotisation annuelle des membres de 25$ à 30$ ou de ne plus offrir le forfait 5 ans à 100$, représentant une cotisation de 20$ par année. Nous avons donc opté de ne pas augmenter la cotisation annuelle, mais de ne plus offrir le forfait de 5 ans. Ici, je me dois de remercier, pour la confiance accordée, la quarantaine de membres qui ont opté pour le forfait offert antérieurement et soyez assurés que nous respecterons ce choix que vous avez fait.

Par conséquent, nous avons dû mettre de côté, dans un compte spécial, lesdits argents reçus pour les années futures concernées, lesquels seront transférés au compte courant en temps opportun. Nous avons donc dû survivre avec les fonds restants.

Nous avons également dû annuler la décision prise antérieurement de louer un entrepôt pour loger le matériel de l’association, et ce à un coût supérieur à 100$ par mois. Cette annulation N’a pu être réalisée qu’en mars dernier, affectant ainsi les dépenses de l’année fiscale 2008-2009. Le matériel a été réparti entre divers membres du c.a. qui ont accepté d’en avoir la garde, gratuitement, et nous les en remercions. Notre secrétaire, Ginette, conserve toutes les archives pertinentes au secrétariat, procès-verbaux, etc.; notre trésorière, Réjeanne, a la garde des articles promotionnels, des bulletins, des cartes de membres et de tout ce qui relève des finances; Luc, quant à lui, conserve toutes les données généalogiques, les fiches des membres, le matériel que l’on utilise lors des rencontres, banderoles, etc.

Le raport financier pour l’année fiscal 2008-2009 vous sera présenté sous peu, pour adoption, par la trésorière, Réjeanne. Vous constaterez qu’un comité de vérification des finances a été établi pour vous présenter le rapport détaillé des finances au 30 avril 2009.

Je tiens à féliciter personnellement Réjeanne pour son implication à une nouvelle tâche qu’elle a su remplir avec brio. Merci Réjeanne. Merci également à Yvon Legault, vice-président, absent aujourd’hui, qui a su prodiguer ses bons conseils.

Avec la collaboration de notre secrétaire, Ginette, un code d’éthique pour les dirigeants et les intervenants en lien avec l’ADNLD a été adopté, faisant en sorte que des règles soient établies touchant entre autres: l’engagement et attente, la collaboration de l’entraide, ainsi que la représentation. Ce code d’éthique a été signé par chacun des dirigeants actuels et s’appliquera également aux dirigeants futurs.

Une résolution adoptée par le c.a. antérieur proposait que le conjoint d’un administrateur ou administratrice puisse siéger sur le c.a., pourvu qu’il ou elle soit membre individuel également. Cela a permis de créer un conseil d’administration valable et qui a su apporter au renouveau à l’association.

Un grand nombre d’heures ont été consacrées par l’équipe du site Internet, sous la direction de notre webmaître, Philippe Deslauriers, pour créer au cours de l’année écoulée un site représentatif de l’ADNLD. Le site est maintenant accessible, aussi bien en français qu’en anglais, et les membres de ce comité sont à féliciter pour le magnifique travail accompli. Des renseignements détaillés sont fournis dans le rapport du Comité du site Internet que vous retrouverez dans le kit entre vos mains. Merci Philippe, Michel, Luc et André.

Également, les membres ont accès à la banque de données généalogiques mise sur place et gérée par Luc Legault. Vous y trouverez probablement tous les renseignements que vous recherchez. Il s’agit là d’un travail colossal et de longue haleine. Merci Luc.

Tous les membres reçoivent, deux fois par années, notre bulletin « Se Souvenir », 36 à 40 pages. Veuillez croire que ce n’est pas là une tâche facile considérant le peu de personnes qui s’impliquent pour soumettre des articles et auxquelles nous faisons appel aujourd’hui pour nous soumettre leur histoire familiale, photos, etc.

Nous sommes privilégiés d’avoir un des nôtres, Michel Legault, qui accompli le travail d’infographiste de façon remarquable. Merci Michel. Tenant compte de la composition et la recherche de textes, la rédaction et la vérification, et l’envoi du produit fini par informatique pour impression par la FFSQ, il s’agit là d’un travail échelonné sur trois mois, pour chaque édition, aussi invraisemblable que cela puisse paraître.

Je vous parle maintenant de la FFSQ, la Fédération des familles souches du Québec. Nous avons adhéré à nouveau à la FFSQ, à un coût de 1,25$ par membre. Pourquoi adhérer à la FFSQ? Il y a plusieurs raisons qui, après étude par les membres du c.a., ont été jugées valables. Entre autres, nous bénéficions d’une assurance responsabilité de 5 millions de dollars pour les dirigeants et bénévoles, à un coût dérisoire de 15$ par année. De plus, la FFSQ voit à imprimer le bulletin des associations affiliées à un coût moindre que si le tout était imprimé ailleurs. Un des derniers points, mais non le moindre, c’est que nous bénéficions du tarif « imprimé » par Poste Canada pour l’envoi de notre bulletin, réduisant ainsi nos frais postaux. Nous avons aussi l’occasion d’échanger des bulletins avec d’autres associations de familles, ce qui est très valable.

Pour tenter de réduire nos dépenses concernant le bulletin, nous avons recours à de généreux publicitaires, diminuant ainsi nos coûts de productions. Huguette Legault, administratrice, est la personne toute désignée pour ce travail qu’elle accompli à merveille. Merci Huguette. Il est à noter que nos publicitaires retrouvent leur annonce non seulement dans notre bulletin mais également sur notre site Internet. Donc, double publicité. Nous sommes toujours disposés à augmenter le nombre de publicités et plus de détails de trouvent dans le rapport sur la publicité que vous avez entre les mains. Si vous y voyez un intérêt ou connaissez quelqu’un qui pourrait être intéressé, n’hésitez pas à nous le faire savoir.

Pour ce qui est de la tenue de cette journée du 12e rassemblement de l’ADNLD, vous n’êtes pas sans vous douter qu’il a fallu y mettre un grand nombre d’heures. Je remercie sincèrement une personne en particulier, notre secrétaire Ginette, qui a accompli un travail énorme, particulièrement en ce qui a trait à la préparation des rapports que vous avez entre les mains. Également, elle a vu avec André à s’assurer du bon déroulement de la journée. Merci à vous deux.

Cette après-midi, nous procéderons au dévoilement d’une plaque commémorative à l’ancêtre Noël dont les descendants vécurent à Dorval, pour un arbre acheté par l’ADNLD et faisant parti de l’Arboretum, ici-même, directement sur les lieux. Le choix de la sorte d’arbre a été étudié par quelques membres du c.a. et nous avons suivi les conseils d’experts en la matière, soit de J.-Yvon et Michel.

Ceci termine mon rapport. Il est plutôt extensif dû au fait qu’il a été souligné lors de l’assemblée annuelle l’an dernier que seulement les rapports de la présidence, des finances et des mises en candidatures devraient être lus, afin de faire en sorte que l’assemblée annuelle soit de plus courte durée.

J’aimerais ici vous inviter à lier les rapports de différents comités qui sont inclus dans le document qui vous a été remis. Par contre, si vous préférez que chacun lise son rapport, sans commentaire de la salle avant la période de questions, il me fera plaisir de les inviter à le faire. C’est aux membres en règle présents de décider.

Je me permets également de manifester mon désappointement au fait que seulement un petit nombre de membres sont ici aujourd’hui. Pourtant, chacun a été informé personnellement de la tenue de cette assemblée annuelle, en plus d’annonces dans les journaux locaux et un peu partout dans la province, tâche qui a été effectué par notre secrétaire, Ginette. Nous savons tous que c’est un problème qui existe dans un grand nombre d’association de familles. Je me console en pensant à une association de familles, dont je tairai le nom, comptant plus de 500 membres en règle et qui, lors de sa récente assemblée annuelle a eu 65 participants, dont 38 membres en règle. Cela prouve qu’il ne faut pas se décourager…

Je dépose donc ce rapport et serai heureuse de répondre à vos questions, s’il y a lieu, durant la période de questions, à l’item 10 de l’ordre du jour.

Hélène Legault Lauzon (m. 103)
Présidente
24 octobre 2009